Pred začatím spolupráce si vieme s Vami dohodnúť osobné stretnutie, na ktorom vytvoríme predbežný profil eventu v zmysle termínu a miesta konania, obsahu a štruktúry, predpokladaného počtu účastníkov, rozsahu poskytovaných služieb, budgetu a financovania. Po odsúhlasení si detailov môžeme pristúpiť k zmluve o vzájomnej spolupráci, v ktorej budú okrem iného zakotvené aj tieto štartovacie podmienky. Najčastejšie však spolupracujeme formou „gentlemanskej ústnej dohody“, nakoľko organizácia eventov je tak dynamická oblasť, že je veľmi náročné zmluvne ošetriť všetky faktory vplývajúce a tvoriace výsledok. Zároveň sú obe strany (objednávateľ a organizátor) na sebe úzko závislé a teda sa predpokladá, že budú obe konať v prospech eventu a jeho výsledku.

Vo väčšej časti obchodných prípadov je objednávateľ aj nositeľom myšlienky a témy eventu, teda jeho úlohou je obstarať obsah eventu. Zodpovedá za výber tematických vstupov, vyžiadané prednášky a prednášajúcich, kvalitu príspevkov a ich odborné posudky, zostavenie programu a za návrh odborných garantov a partnerov. Objednávateľ odsúhlasuje cieľovú skupinu pre marketingové aktivity, rovnako ako určuje priority v marketingu a finálne odsúhlasuje všetky marketingové aktivity, materiály a koncovú komunikáciu na potenciálnych účastníkov.

Zodpovednosťou a úlohou organizátora je zabezpečiť všetky obchodné, sociálne, technické a ekonomické aspekty organizácie tak, aby sa podľa schváleného profilu eventu tieto aspekty synergicky pretli v určenom čase a mieste a vytvorili event v požadovanej kvalite, rozsahu produktov a služieb, a v určenom budgete.

Už vo fáze analýzy eventu sa rozpočet plánuje s ohľadom na možnosti a predpoklady výberu vložného (registračné poplatky účastníkov) a sponzorských poplatkov (reklama, výstavné možnosti, platené vstupy do programu) a simuluje sa finančná situácia v čase konania eventu. Vyhodnotenie eventu a delenie HV je závislé na tom, či registračné a sponzorské poplatky vyberal objednávateľ, alebo organizátor (elfa). Pokiaľ bol správcom financií objednávateľ, organizátor (elfa) si po ukončení eventu odfakturuje dohodnutú sumu, ktorá pokrýva náklady na dodané produkty a služby + dohodnutý zisk. Pokiaľ bol správcom financií organizátor (elfa), financie boli vyberané na osobitný účet pridelený konferencii, z ktorého boli aj hradené náklady na dodané produkty a služby. Zostatok na účte je potom rozdelený na zisk organizátora (elfy) a zisk patriaci strane objednávateľa, ktorý ona použije vopred dohodnutým spôsobom.